E-mail enquête - Téléchargement des répondants via FTP

Lorsque vous commencez à "alimenter" votre enquête avec des répondants basés sur une transaction, il y a de fortes chances que vous deviez commencer à télécharger quotidiennement, ce qui n'est pas très efficace en termes de temps pour continuer à le faire manuellement. C'est pourquoi nous avons 2 connexions automatisées à utiliser : FTPS et API(plus d'informations ici). Nous nous concentrons sur la connexion FTPs ci-dessous.

Qu'est-ce que le FTP ?
Un FTPS est un protocole de transfert de fichiers sécurisé (FTP) couramment utilisé qui prend en charge les protocoles cryptographiques Transport Layer Security (TLS) et Secure Sockets Layer (SSL). FTPS est basé sur un modèle client-serveur. Le logiciel client se connecte au serveur FTPS, qui vous permet de transférer des fichiers de votre ordinateur vers le serveur.

Un FTPS peut être utilisé comme une méthode sûre pour transférer des répondants dans des feuilles de calcul vers la plateforme Hello Customer. Un e-mail sera envoyé afin que le répondants donne son avis. Il s'agit d'une méthode automatisée et moins sujette aux erreurs que le téléchargement manuel des répondants. La plupart des systèmes de gestion des données clients (CRM) peuvent collecter et télécharger des données clients (le plus souvent au format CSV) sans nécessiter de développement ou de configuration spécifique.

Quels sont les avantages des FTP?

• Les fichiers CSV ou Excel que vous téléchargez sont traités automatiquement (les fichiers peuvent devoir être préparés par votre équipe informatique).
• Nous pouvons facilement savoir si quelque chose a mal tourné et ce qui a mal tourné, car nous pouvons vérifier le fichier qui a été téléchargé.

DANS CET ARTICLE
Les étapes de la mise en place d'une connexion automatique via FTP   

1. Quelles sont les données téléchargées ?
2. Les formats de fichiers pris en charge
3. Les éxigences FTPS
4. Étapes conseillées de la mise en place
5. La connexion au serveur FTPS

IMPORTANT
Hello Customer ne prend en charge que FTPS (FTP over SSL). FTPS ne doit pas être confondu avec SFTP(SSH File Transfer Protocol). Nous ne prenons pas en charge SFTP ou FTP ordinaire (pour des raisons de sécurité des données).

1. Quelles sont les données téléchargées ?

Tout comme lors d'un téléchargement manuel, Hello Customer a besoin d'un fichier contenant tous les répondants à qui vous souhaitez demander un retour d'information pour un point de contact donné. Un point de contact est un moment défini - généralement après une interaction avec l'entreprise - où un client est invité à donner son avis. Chaque répondant représente une ligne dans le tableau et doit contenir au moins les colonnes suivantes :

• Adresse électronique
  • Pour être en mesure d'envoyer l'enquête
• Langue (en code ISO 639-1 à 2 caractères)
  • Ainsi, nous sommes en mesure d'envoyer l'enquête dans la bonne langue.
• Optionnel :: prénom (si utilisé dans l'email)
  • Nous sommes donc en mesure de personnaliser l'enquête
• Optionnel :nom de famille (s'il est utilisé dans l'email)
  • Nous sommes donc en mesure de personnaliser l'enquête
• Optionnel :: données relatives á la localisation (point de vente, bureau ou magasin)
  • Nous pouvons donc associer le retour d'information à une équipe ou à un individu.
• Optionnel :: metaData supplémentaire pour le filtrage ou la segmentation
  • Ainsi, nous pouvons fournir la bonne analyse 
• Optionnel :: CustomId : un identifiant client anonymisé
  • Lorsque vous souhaitez fournir des rapports anonymes à vos utilisateurs.

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2. Les formats de fichiers pris en charge

Les fichiers téléchargés peuvent être dans les formats suivants :

• CSV(séparés par des points-virgules - évitez d'utiliser des guillemets ou des doubles guillemets - voir l'exemple ci-dessous)
• XLSX

Le codage du fichier peut être UTF8 ou Latin 8859-1.

La taille du fichier ne doit pas dépasser 1 Mo.

L'en-tête avec les noms des colonnes est obligatoirement en première ligne.

Le nom du fichier doit contenir le nom du point de contact + la date, ce qui en fait un nom unique.
Par exemple : touchpoint_NPS_après_visite_20180116.csv

Si le nom du point de contact est inconnu, veuillez vérifier auprès de votre expert interne Hello Customer ou envoyer un courriel à support@hellocustomer.com.

Exemple de feuille de calcul avec des données client et les champs/colonnes possibles. L'adresse email et la langue sont obligatoires. Le prénom et nom sont obligatoires lorsqu'ils sont utilisés dans l'email.

email;langue;prénom;nom;magasin visité;pièces achetées
robin@hellocustomer.com;NL;Robin;Berthier;Gand;1
wendy@hellocustomer.com;EN;Wendy;De Vos;Brussel;3

Le même exemple dans le format CSV correct (avec des points-virgules et sans guillemets).

Toutes les informations sur l'apparence de votre fichier se trouvent dans cet article.

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3. Les exigences FTPS

• Tout système de gestion des données clients (CRM), capable de télécharger le format de fichier requis vers un serveur FTPS peut être utilisé.
• Pour éviter les erreurs, nous fournissons et communiquons le dossier de votre compte FTPS pour chaque point de contact.
• Nous vous fournirons le nom d'utilisateur par e-mail et nous vous enverrons le mot de passe séparément par SMS pour des raisons de sécurité.

IMPORTANT
Avant d'utiliser le serveur FTPS pour le téléchargement automatique, tous les champs du fichier sont liés à leur équivalent dans la plateforme par Hello Customer. Pour s'assurer que toutes les données sont importées correctement, veuillez nous informer lorsque la structure des fichiers (ordre des colonnes etc...) change ou que des champs sont ajoutés / supprimés.

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La mise en place par étapes

Pour s'assurer que les employés de Hello Customer ne soient pas inutilement exposés à des données clients, nous recommandons toujours la procédure suivante pour configurer un compte FTPS :

1. Nous vous fournissons les détails de la structure idéale du fichier à envoyer à votre contact interne chez Hello Customer + ce document.
   
   
2. Après avoir choisi le projet pilote enquête, nous fournissons au client les informations d'identification de son compte FTPS afin qu'il puisse commencer à tester le système du côté client.
3. Le client nous fournit une copie de ce PDF avec le formulaire (à partir de la page 5) rempli et signé.
4. Le client télécharge un fichier dans la structure convenue sur le serveur FTPS avec des données fictives (en raison des règles de confidentialité des données décrites ci-dessus) afin que Hello Customer établisse la connexion entre le fichier téléchargé et l' enquête.
5. Une fois la connexion établie, Hello Customer supprime le fichier du serveur et autorise le téléchargement de fichiers dans la même structure avec des données en direct.

Note :
N'oubliez pas de mettre le point de contact en production après que Hello Customer ait donné son autorisation pour le téléchargement, sinon les répondants téléchargés ne seront pas traités !

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5. La connexion au serveur FTPS

1. Connectez-vous au serveur import.hellocustomer.com (utilisez toujours l'URL, jamais l'adresse IP qui se trouve derrière car elle peut changer).
2. Utilisez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.
3. Assurez-vous d'ouvrir les ports logiciels suivants :
   
   • 21 
   • 990
   • 50000-50003

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